Informationspflicht bei Erhebung von
personenbezogenen Daten bei der

betroffenen Person

(Art. 13 DSGVO)

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Hausverwaltung & Wohnungsbörse Mannichswalder Platz 8, 08451 Crimmitschau
Inhaberin: Susanne Scherzer

Sitz der Gesellschaft: Crimmitschau Steuernummer: 227/267/02520

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Reinhold Okon Rosenstr. 1 85757 Karlsfeld

Email: info@dsb-okon.de

Verarbeitungszweck der Daten (Zweckbestimmung)

Die Datenspeicherung erfolgt zur Verfolgung des eigenen Geschäftszwecks, zur Durchführung des
Verwaltervertrags mit einzelnen Eigentümern, sowie auch Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)
und sonstigen Kunden und Dienstleistern sowie zur Wahrung berechtigter Interessen als
Verantwortlicher. Ebenfalls erfolgt eine zulässige Datenspeicherung zur Wahrung der berechtigten
Interessen eines Dritten, zur Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit und zur Verfolgung
von Straftaten, sowie zur Zuarbeit für Bundes- oder Landesstatistiken (z.B. Zensus).

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Verwaltung von Wohnungseigentum/Mietverwaltung:

Zweck: Verwaltung von Wohnungseigentum / Vermietung von Mietobjekten

Führung der Beschlusssammlung und Durchführung der Beschlüsse
Erstellung von Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Rechnungslegung
Aufgaben zur Durchführung der WEG-Verwaltung

Einberufung/Einladung und Vorsitz zur ETV Eigentümerversammlung
Überwachung Buchhaltung

Mahnwesen

Führung einer aktuellen Eigent merliste

Wahrung und Durchsetzung der rechtlichen Interessen der WEG
Anbahnung, Verhandlung und Durchführung des Mietverhältnisses (Mietvertrag)
Interessentenverwaltung (Wohnungsbewerbermanagement)
Mietverwaltung

Erstellung von Abrechnungen und Protokollen (Heiz- Neben- und Betriebskosten, Miete,

TrinkwV)

Abfrage bei Auskunfteien (z. B. SCHUFA, Creditreform, etc.) zur Ermittlung von Bonität






Rechtsgrundlage: Erfüllung Verwaltervertrag/Mietvertrag, Teilungserklärung und gesetzliche
Anforderungen (WEG, EStG, HeizkV)

Anbahnung und Durchführung bei Verkauf von Immobilien und Grundstücken

Zweck: Auftrag zur Durchf hrung von Ver ußerungen (gewerblich und privat)

Rechtsgrundlage: Anbahnung und Erfüllung Kaufvertrag, gesetzliche Anforderungen (AO und HGB,
GWG, BGB)

Erfüllung aus vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt primär zur Durchführung geschlossener
Verträge oder vorvertragliche Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie aller
mit dem Betrieb und der Verwaltung von Mietobjekten, Grundstücken, Immobilien (allgemein).

Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Unter Berücksichtigung und zur Wahrung berechtigter Interessen (durch uns oder uns
angeschlossenen Dritten) verarbeiten wir u. a. folgende Daten:

Bonitätsabfragen und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. Creditreform, SCHUFA, Bürgel),
technische Voreinstellungen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit innerhalb unseres Unternehmens,
Maßnahmen
zur Wahrung der Sicherheit (Gebäudezutritt) und Sicherstellung des Hausrechts,
Videoüberwachung
(Wahrnehmung des Hausrechts, Verfolgung von Vandalismus, Sachbeschädigung,
Belästigungen,
Straftaten) Sicherstellung von Beweismitteln. Nutzung von etwaigen Verwaltungstools
(z.B. Online-Plattform). Siehe hierzu „Nutzung Ihrer Daten f -Portale“

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Eine weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist rechtmäßig, sofern Sie uns dafür eine
schriftliche (in einigen Fällen auch elektronische) Einwilligung erteilt haben. Aufgrund dieser
Einwilligung ist es uns dann möglich, dass wir zur Handwerkerbeauftragung Ihre Telefonnummer
(Handy, Festnetz) an die angeschlossenen Partnerunternehmen zur Auftragserfüllung weitergeben
dürfen.
Alle erteilten Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden.

Empfänger (Kategorien) der personenbezogenen Daten

Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B.

Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden).

Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind
(Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Immobilienvermittlung, Marketing,
Vertrieb, Telekommunikation und EDV).

Externe Stellen (Vertragspartner) soweit diese zur Vertragserfüllung notwendig sind.
Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend Art. 28 DSGVO zur
Abwicklung der Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag. Weiterhin werden Daten an
beauftragte Unternehmen weitergegeben, für welche Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.
Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Lieferantenrechnungen),
gruppenzugehörige Unternehmen oder andere externe Stellen zur Erfüllung der oben
genannten Zwecke, soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat, dies zur
Vertragserfüllung erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigten
Interesse zulässig ist.






Nutzung Ihrer Daten für Online-Portale

Daten, die von Ihnen entweder auf unserer Website oder über Kontaktformulare auf verschiedenen
Online-Portalen (z.B. HP-Mobile Casavi, ETG24, Facilio) eingegeben werden, sind i.d.R.
personenbezogene Daten, wie etwa Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Konto-
und Zahlungsdaten, sowie Vertrags- und Objektdaten. Diese Daten werden primär zum Zweck der
Kundenverwaltung in der Hausverwaltung verwendet. Sofern nicht andere gesetzliche Grundlagen
vorliegen, basiert die Rechtsgrundlage stets auf einem abgeschlossenen Vertrag (z.B. Online-
Portalvertrag) Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und der Interessenabwägung Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Weitergabe in Drittstaaten

Eine Übermittlung in Drittstaaten erfolgt derzeit nicht!

Speicherdauer

Die Speicherdauer variiert zwischen 3 Monaten und bis zu 30 Jahren. Die Speicherdauer ergibt sich
auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen. Grundsätzlich werden aber die Daten so lange
verarbeitet und gespeichert, wie sie zur Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind.
Hierbei ist zu beachten, dass eine Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches über
Jahre fortbesteht.

Betroffenenrechte Art. 12 ff:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Recht zur Berechtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Recht auf L schung (Art. 17 DSGVO)

Recht auf die Einschr nkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Daten bertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Beschwerderecht bei einer zust ndigen Datenschutzaufsichtsbeh rde

Widerrufen der Einwilligungen

Jeder Betroffene hat im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a das Recht, einzelne oder
sämtliche
Einwilligungen, die zur z.B. Vertragserfüllung erteilt wurden, jederzeit und ohne Nachteile
für
ihn selbst zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum
Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Den Widerruf von Einwilligungen richten Sie bitte schriftlich an:

Hausverwaltung & Wohnungsbörse, Mannichswalder Platz 8, 08451 Crimmitschau

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es werden keine automatisierten Verfahren von Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO oder andere Profiling-Maßnahmen Art. 4 Nr. DSGVO eingesetzt.






Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 13 II lit. d, 77 I DS-GVO)

Gem ß Artikel 77 EU-DSGVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbeh rde, wenn
Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die
DSGVO oder das BDSG n.F. verstößt.

Bei Fragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne zur Verfügung.